Avec la COVID-19, beaucoup d’organisations ont déployé Teams rapidement pour permettre à leurs collaborateur·rice·s de télétravailler. L’urgence faisant, elles n’ont pas forcément pu appliquer les bonnes pratiques de sécurité et adapter l’outil à leurs exigences spécifiques. Aujourd’hui se pose donc la question de structuration de la solution. C’est dans cette situation qu’il est utile de considérer la gouvernance pour Microsoft Teams, comme le conseille Vincent, TeamLeader Business App chez Empower.
Pourquoi mettre en place de la gouvernance pour Microsoft Teams ?
« La gouvernance informatique fait partie de la gouvernance globale de l’organisation. En effet, elle permet d’appliquer les règles et bonnes pratiques décidées par la direction sur le parc informatique et sur les solutions et applications déployées. La gouvernance s’applique donc à tous les outils, y compris Microsoft Teams. » explique l’expert.
Est-ce trop tard pour appliquer une gouvernance si Microsoft Teams est déjà installé ?
« À tout moment de la vie de cet outil, il est possible de mettre de bonnes pratiques et des règles en place. Si vous avez déjà installé Microsoft Teams pour répondre aux besoins urgents de vos collaborateurs, et que vous n’avez pas encore appliqué une gouvernance, ce n’est pas grave. On peut intervenir après l’installation sans problème. » rassure Vincent.
Quelles questions se poser pour mettre en place une gouvernance efficace ?
« Il faut savoir pourquoi on a choisi de mettre en place l’outil, regarder comment il est utilisé. Par exemple, est-ce qu’on utilise les équipes pour collaborer, pour échanger, faire des rendez-vous et des réunions à distance ? Si Teams a déjà été installé il y a quelques mois, est-ce que son utilisation réelle est conforme à ce qui était imaginé au départ ? Tout cela permet de comprendre le contexte et de savoir comment bien appliquer les règles techniques et d’usage désirées. Cela permet aussi d’adapter la communication envers les utilisateur·rice·s.
Quand nous intervenons, nous discutons avec les métiers et l’informatique pour déterminer les besoins et les souhaits afin de savoir comment bien structurer Microsoft Teams et éviter des dérapages. »
Quels conseils liés à la gouvernance donnes-tu à tes clients ?
« La gouvernance pour Microsoft Teams, qu’elle soit appliquée lors du déploiement ou après l’installation, c’est important de communiquer dessus. Quand on applique de nouvelles règles, il faut donner de la visibilité sur les choix faits, expliquer pourquoi telle ou telle action n’est pas ou plus autorisée. Les utilisateur·rice·s doivent comprendre pourquoi il·elle·s doivent respecter les règles mises en place. Si on réduit soudainement le périmètre des fonctionnalités, cela risque de les frustrer. Il faut communiquer de manière simple sur les décisions prises pour que tout le monde prenne le même train et que tout se passe bien. » conseille le TeamLeader.
